Kaufmännische Software muss individuell anpassbar sein. Die Glasl Maschinenbau GmbH mit Sitz in Mittenwald hat mit ihrer Wahl ins Schwarze getroffen.

Ferdinand Glasl gehört nicht zu den Menschen, die nach getaner Arbeit erst einmal die Hände in den Schoß legen. Als er 1994 nach Abschluss seiner Meisterprüfung nicht gleich eine adäquate Stellung fand, machte er sich kurzerhand selbstständig. Echte Alternativen hatte das strukturschwache Mittenwald, das nur wenige Kilometer vor der österreichischen Grenze liegt, nicht wirklich zu bieten. Ein Glücksfall, wie sich später herausstellen sollte. Denn die ehemalige Garagenfirma mauserte sich schnell zu einem hoch spezialisierten Maschinenbaubetrieb. Schlug sich das Familienunternehmen anfangs noch mit Schlosserarbeiten, der Anfertigung von Dachrinnen oder der Wartung landwirtschaftlicher Geräte durch, gehören heute präzise Werkzeugmaschinen und Maschinenbauteile zum Produktprogramm. Eingesetzt werden die Sonderanfertigungen vor allem in der Keramikproduktion und Autoindustrie. Mit insgesamt zwölf Beschäftigten erwirtschaftet die Glasl Maschinenbau GmbH einen jährlichen Umsatz von rund einer Million Euro. „Die Anforderungen unserer Kunden sind in den letzten Jahren kontinuierlich gestiegen. Bekamen wir früher als Lohnfertiger das Material gestellt, sind wir inzwischen selbst für den Einkauf verantwortlich", blickt Ferdinand Glasl auf die Geschäftsentwicklung der letzten Jahre zurück. Wettbewerbsfähigkeit, betont er, werde immer stärker danach bewertet, wie schnell ein Zulieferbetrieb die eigene Betriebsstruktur auf die Arbeitsprozesse der Auftraggeber ausrichten könne. Eine Entwicklung, die sich auch in der Verwaltung widerspiegelt, wie Ortrud Glasl, zuständig für den kaufmännischen Bereich bestätigt: „Die Belastung ist deutlich gestiegen. Anfangs waren 20 % meiner Arbeitszeit für kaufmännische Arbeiten reserviert. Heute ist es ein Full-Time-Job." Schuld daran sei nicht nur die Bürokratie, sondern vor allem der aufwändige Schriftverkehr mit den Kunden. Wurden früher viele Aufträge auf Zuruf vergeben, sind heute selbst für Kleinigkeiten Angebote zu erstellen. Veränderungen, mit denen die veraltete Unternehmenssoftware so ihre Schwierigkeiten hatte.

Vorhandene Software war in die Jahre gekommen

Seit der Unternehmensgründung Anfang der 90er- Jahre arbeitete die Glasl Maschinenbau GmbH mit der MS DOSVersion der Auftragsbearbeitung GSAUFTRAG, während die Finanzbuchhaltung von einem Steuerberater erledigt wurde. „Im Laufe der Zeit haben sich die Rahmenbedingungen gravierend verändert. Die Entwicklung haben wir softwareseitig lange Zeit nicht nachvollzogen. Als Zulieferer sind wir beispielsweise immer häufiger in großen Maschinenbauprojekten eingebunden. Die Überwachung von Lieferterminen wurde für uns deshalb immer wichtiger. Ein Punkt, an dem die bisherige Software nicht helfen konnte", begründet Ferdinand Glasl die Wechselgedanken. Angesichts der schnell wachsenden Zahl von Angeboten habe man zudem die Kapazitätsgrenze des alten Systems erreicht. Zudem sah sich der Familienbetrieb seitens einiger Kunden mit der Forderung nach integrierten, elektronischen Geschäftsprozessen konfrontiert, was sich auf Basis von MS DOS natürlich nicht realisieren ließ. Damit nicht genug, wollte man mittelfristig die Finanzbuchhaltung vom Steuerberater ins Unternehmen holen, um schneller auf relevante Unternehmensinformationen zugreifen zu können.

Flexibilitätd un Investitionssicherheit waren entscheidend

Ab Herbst 2004 sondierte der Familienbetrieb den Markt für Unternehmenssoftware. „Wir dachten an eine übersichtliche Lösung, die einfach zu bedienen ist. Sie sollte leicht anzupassen sein und unser Geschäft langfristig begleiten", zählt Ortrud Glasl die wichtigsten Auswahlkriterien auf. Mit Blick auf den Funktionsumfang standen kaufmännische Bereiche wie Finanzbuchhaltung und Auftragsbearbeitung im Mittelpunkt. Im Frühjahr 2005 entschied sich Glasl Maschinenbau für die betriebswirtschaftliche Standardsoftware Microsoft Dynamics NAV für kleine Unternehmen (vormals Microsoft Business Solutions – Navision). Ausschlaggebend waren dabei vor allem zwei Aspekte: Flexibilität und Rentabilität. „Dynamics NAV versprach, den Verwaltungsaufwand zu begrenzen. Abgesehen davon konnten wir nach der kompetenten Beratung unseres Softwarepartners schnell Vertrauen fassen", lobt Ortrud Glasl den Microsoft- Partner bartolome roeder AG.

Anpassungen im laufenden Betrieb

Die Installation von Microsoft Dynamics NAV fiel auf den Mai 2005. Eine kurze Einstiegsschulung genügte bereits, um sofort mit der neuen Unternehmenssoftware zu starten. Die erforderlichen individuellen Anpassungen nahmen die Experten der bartolome roeder AG im laufenden Betrieb vor. Das mit Abstand anspruchsvollste Projekt war die Einrichtung von Sammellieferungen. „Die meisten unserer Aufträge sind komplex und bestehen aus mehreren Teilen. Wegen unterschiedlicher Terminvorgaben, Oberflächenbehandlungen und Montageverfahren kommt es selten vor, dass ein Auftrag erst vollständig bearbeitet und anschließend komplett ausgeliefert wird. Hinzu kommt, dass wir für einen Kunden oft mehrere Aufträge parallel bearbeiten", gibt Ortrud Glasl Einblick in die Produktionsplanung. Dank der Systemerweiterung lassen sich nun einzelne Zeilen aus unterschiedlichen Aufträgen in einen Lieferschein übernehmen. Dadurch die aufwändige manuelle Korrektur des Auftragsbestands. Ebenfalls hinzugekommen ist der elektronische Datenaustausch. Um Kundenaufträge aus dem SAP-System im „iDOC"-Format einspielen zu können, erweiterte die bartolome roeder AG Microsoft Dynamics NAV um eine XML-Schnittstelle. Damit kann die Glasl Maschinenbau GmbH nicht nur an den integrierten Geschäftsprozessen der Kunden teilnehmen, die iDOC-Schnittstelle sorgt darüber hinaus für eine spürbare Arbeitserleichterung. „Existieren die bestellten Artikel, genügt ein Mausklick, um den elektronischen Vorgang zu übernehmen", freut sich Ortrud Glasl. Darauf, dass der Artikelstamm immer auf der Höhe der Zeit ist, achtet sie deshalb mit Argusaugen. Lediglich bei den Artikelbeschreibungen hätte sich Ortrud Glasl etwas mehr Platz gewünscht: „Die meisten unserer Artikel sind höchst erklärungsbedürftig. Um ausführliche Qualitätsbeschreibungen einzugeben, müssen wir auf zusätzliche Textfelder zurückgreifen."

Datentransparenz sorgt für Effizienzzuwachs

Ein kleiner Schönheitsfehler, der den positiven Gesamteindruck keinesfalls trübt. „Mit Dynamics NAV konnten wir den Verwaltungsaufwand deutlich reduzieren. Vor allem die zusätzliche Datentransparenz erspart uns viel Arbeit", unterstreicht Ortrud Glasl. So finde man beispielsweise Einkaufsquellen und aktuelle Preise der benötigten Materialien ohne lange Sucherei. Die gezielte Recherche nach ähnlichen Komponenten und Bauteilen helfe wiederum, Angebote für Sonderanfertigungen schneller zu kalkulieren. Abgesehen davon würden die Sammellieferungen für mehr Durchblick bei der Überwachung von Lieferterminen sorgen. „Dadurch können wir nicht nur das tendenziell steigende Auftragsvolumen bewältigen, sondern künftig sogar die Finanzbuchhaltung selbst erledigen", beton Ortrud Glasl. Insgesamt, schätzt sie, sei die Produktivität mit der Einführung von Microsoft Dynamics NAV um etwa zehn Prozent gestiegen. Genau genommen sei der Effekt noch größer, doch erfordere die verbesserte Datentransparenz mehr Fleiß in Sachen Datenerfassung. Weit wichtiger als interne Effizienzzuwächse ist aus ihrer Sicht jedoch die engere Kundenbindung. Die konnte durch den Aufbau gemeinsamer Geschäftsprozesse weiter vertieft werden. Vor diesem Hintergrund ist es kaum verwunderlich, dass die Aufgabengebiete von Microsoft Dynamics NAV künftig weiter ausgebaut werden. Geplant sind beispielsweise die Einführung einer Variantenverwaltung und die Hinterlegung von Konstruktionsplänen aus der CAD-Software „Autodesk".

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